Prezados leitores, mais uma vez estou frisando a importância da cópia de segurança, mas agora especificamente da GFIP - Guia de Recolhimento ao FGTS e Informação à Previdência Social. A algumas semanas atrás me deparei com uma situação inusitada. Um cliente foi intimada pela Receita Federal do Brasil à refazer praticamente dois anos de GFIP, com referência a um processo de reembolso de retenção do INSS indevido.
Claro que por motivos éticos não vamos aqui revelar o nome das partes, mas o referido cliente na época do processo, tinha sua escrita feita em outro escritório. Pois bem, precisei pedir a cópia de segurança do SEFIP, sistema que elabora as GFIP´s, pois além de facilitar a nova elaboração e correção, o número de empregados desse cliente é numeroso. Aí juntou duas coisas, o prazo do auditor que estava vencendo e para meu desespeiro o escritório não tinha estas cópia de segurança.
Detalhe a cópia de segurança da GFIP têm que ser guardada por 30(trinta) anos, isto mesmo, a base legal é a Lei 8.036/90, art. 23, § 5º, são informações da empresa e dos colaboradores, principalmente para fins previdenciários. Resumindo, tivemos que refazer estes dois anos de GFIP manualmente, para o cliente não perder seus direitos, além do tempo que foi tomado, fica uma coisa estranha, pois como cobrar por um serviço que esta sendo refeito e que teoricamente e por tempestividade não seria de sua responsabilidade.
Por isso revejam suas cópias de segurança, hoje existem Pen Drives e HD´s externos com grande capacidade de armazenamento.
Fica aí meu aviso, que não vale só para GFIP, mas para várias declarações acessórias.
Em breve escreverei sobre o roteiro de uma cópia de segurança da GFIP.